Effizientes Intranet für Karlsruher Messe- und Kongress-GmbH

Die Navigate AG, Karlsruhe, Full-Service Agentur und Vertriebspartner von Scholl Communications AG, Kehl, hat auf Basis des über 8.500 Mal verkauften Content-Management-Systems Weblication CMS für die Karlsruher Messe- und Kongress-GmbH eine nutzerfreundliche Intranet-Plattform aufgebaut. Den rund 140 Mitarbeitern steht damit erstmals ein für alle einheitliches und effizientes Arbeits- und Kommunikationswerkzeug zur Verfügung, das einen deutlich leichteren und schnelleren Zugriff auf Dokumente und Informationen sowie deren komfortable Verwaltung ermöglicht. Ausgewählte Redakteure in den unterschiedlichen Bereichen und mit den entsprechenden Berechtigungen sorgen dabei für die Pflege des Systems.

Die von Scholl Communications entwickelte und für die Umsetzung des Projekts verwendete GRID-Technologie bildete die Grundlage für die Entwicklung spezieller Import- und Anzeigemodule durch die Navigate AG, mit denen externe Quellen wie beispielsweise Lotus-Notes-Daten oder Veranstaltungsdaten aus RUBIN zusammengeführt werden können. Diese Anzeigemodule bieten deutlich schnellere Suchmöglichkeiten via AJAX sowie grafisch optimierte Arbeits- und Menüoberflächen und damit das Look&Feel einer Desktop-Anwendung.

Intranet als Informationsknotenpunkt

Der Entschluss zum Aufbau eines Intranets fiel vor dem Hintergrund, dass bislang keine für alle zugängliche, einheitliche Plattform vorhanden war, über die die Mitarbeiter der Karlsruher Messe- und Kongress-GmbH schnell und komfortabel auf relevante Daten in der aktuellsten Version zugreifen konnten. Hier bietet die jetzt von Navigate AG mithilfe von Weblication aufgesetzte webbasierte Intranet-Plattform zahlreiche Vorteile: Alle Informationen - beispielsweise Adressen, Termine, Dokumente oder Formulare, Bekanntmachungen des Betriebsrats und Kantinenpläne - stehen sämtlichen Mitarbeitern in übersichtlicher Form zu beliebiger Zeit zur Verfügung. Des Weiteren können Inhalte etwa bei wiederkehrenden Events durch eine dynamische Verknüpfung von Templates mit bereits erstellten Inhalten wiederverwendet werden. Auf diese Weise entfallen zum einen lange Suchzeiten, die vorhandenen Ressourcen lassen sich effizienter nutzen und es sind stets nur die jeweils aktuellen Dokumente gelistet. Deren Ausgabe kann sowohl als HTML, als PDF oder in beiden Formaten erfolgen.

Ein besonderes und vielgenutztes Highlight in der Anwendung ist die extrem schnelle und prominent verlinkte Telefonliste, die per Mausklick in kürzester Zeit die benötigten Daten liefert; jeder Mitarbeiter ist außerdem mit seinem persönlichen Steckbrief und seinem Tätigkeitsbereich gelistet.

Datenintegration leichtgemacht

Die notwendige Anbindung an die bestehende Datenbank erfolgte effizient und zeitnah - Raumplanung, Stücklisten und Daten werden heute ausgelesen, mit Informationen aus dem CMS angereichert und im Intranet publiziert; der automatische Import ist über eine XML-Schnittstelle realisiert. Über die Integration vorhandener Lotus-Notes-Daten lassen sich zudem Ressourcen in Notes verwalten, etwa Telefon, Fax und E-Mails. Die Pflege des Systems übernehmen auf ihre jeweiligen Bereiche spezialisierte Redakteure: Sie sorgen auf der Grundlage eines entsprechenden Berechtigungskonzepts für die Freigabe und Veröffentlichung der Informationen im Intranet.

"Das Intranet schafft eine große Arbeitserleichterung für alle KMK-ler. Die schnelle Pflege der aktuellen Daten und Meldungen bringt uns alle auf den gleichen Wissensstand und stellt damit einen großen Vorteil dar. Dieses Projekt ist ein Meilenstein für die interne Kommunikation der KMK", resümiert Oliver Brück, Bereichsleiter und Prokurist bei der Karlsruher Messe- und Kongress-GmbH.

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