Die Ausgangslage: Produktwissen steckt im Katalog
In unserem Beitrag Praxisbeispiel: Produktdaten in mehreren Sprachen bereitstellen haben wir gezeigt, wie Produktdaten aus einem PIM-System oder einer Produktdatenbank automatisiert auf die Website gelangen. Ein PIM (Product Information Management) ist eine zentrale Software, in der alle Produktinformationen gepflegt werden. Viele Unternehmen, vor allem im Mittelstand, haben ein solches System jedoch nicht. Ihre Produktdaten liegen stattdessen in einem gedruckten Katalog, in Datenblättern als PDF, in Excel-Listen oder verteilt auf mehrere Dokumente vor. Das funktioniert für den Druck, stößt auf der Website aber schnell an Grenzen:
- Produktseiten müssen von Hand angelegt und aktualisiert werden.
- Änderungen am Katalog landen nicht automatisch auf der Website.
- Filter, Suche und Vergleiche sind ohne strukturierte Daten kaum möglich.
- Jede zusätzliche Sprache vervielfacht den Aufwand.
Die gute Nachricht: Ein PIM ist nicht zwingend nötig, um Produktdaten professionell online bereitzustellen. Der Weg ist ein anderer – das Ziel bleibt dasselbe.
Schritt 1: Daten aus Katalog und PDF auslesen
Am Anfang steht die Frage: Welche Informationen gehören zu einem Produkt? Typisch sind Artikelnummer, Bezeichnung, Beschreibung, technische Merkmale, Maße, Varianten, Bilder und Downloads. Gemeinsam mit Ihnen legen wir fest, welche Felder auf der Website gebraucht werden. Das Ergebnis ist ein Datenmodell – also eine klare Struktur, in die später jedes Produkt passt. Anschließend holen wir die Inhalte aus den vorhandenen Quellen. Je nach Ausgangsmaterial nutzen wir unterschiedliche Wege:
- Digitale PDFs und Druckdaten: Texte und Tabellen lassen sich meist direkt auslesen.
- Gescannte Kataloge: Hier hilft Texterkennung (OCR, Optical Character Recognition), die Bilder von Text in bearbeitbaren Text umwandelt.
- Uneinheitliche Layouts: Künstliche Intelligenz erkennt, welche Angabe welches Merkmal ist – auch wenn Tabellen von Seite zu Seite unterschiedlich aufgebaut sind.
- Excel- oder CSV-Listen: Diese werden direkt in das Datenmodell überführt.
KI beschleunigt diesen Schritt deutlich, ersetzt aber nicht die Kontrolle. Deshalb prüfen wir die ausgelesenen Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität: Fehlen Pflichtfelder? Sind Einheiten einheitlich? Stimmen Artikelnummern und Varianten? Auffälligkeiten klären wir mit Ihnen, bevor die Daten weiterverarbeitet werden. Am Ende dieses Schritts liegen Ihre Produktdaten erstmals strukturiert vor – zum Beispiel als CSV-, XML- oder JSON-Datei. Das sind gängige Austauschformate, die Maschinen zuverlässig lesen können.
Schritt 2: Import ins CMS – und dauerhaft pflegbar machen
Im Unterschied zum PIM-Szenario gibt es noch kein System, in dem die Produktdaten dauerhaft gepflegt werden. Diesen Ort schaffen wir jetzt: Wir importieren die aufbereiteten Daten einmalig und richten die Pflege so ein, dass Ihr Team Produkte künftig selbst anlegt, ändert oder löscht. Welcher Weg der richtige ist, hängt von Ihrem Bedarf ab – etwa von der Größe Ihres Sortiments, der Zahl der Varianten und davon, ob die Daten künftig auch außerhalb der Website genutzt werden sollen.
Eine eigene Erweiterung im CMS: Wir entwickeln ein Erweiterungsmodul, das genau auf Ihr Datenmodell zugeschnitten ist – mit eigenen Eingabemasken, Kategorien und Varianten. Die Produkte werden direkt im CMS gepflegt, in dem Sie auch Ihre übrigen Inhalte bearbeiten. Dieser Weg eignet sich, wenn Ihre Produktdaten besondere Anforderungen haben, die Standardlösungen nicht abdecken.
Eine Umsetzung mit frei verfügbaren Erweiterungen oder Plugins: Viele CMS bieten bereits Erweiterungen, mit denen sich Inhalte in festen Feldern strukturieren lassen. Wir wählen passende Erweiterungen aus und konfigurieren sie für Ihre Produktfelder. Das ist oft der schnellste und günstigste Weg, wenn Ihr Sortiment überschaubar ist und die Anforderungen gut zu vorhandenen Lösungen passen.
Eine eigenständige Webanwendung zur Verwaltung der Produktdaten: Die Produktdaten werden in einer separaten Anwendung gepflegt, die unabhängig von der Website läuft. Von dort gelangen die Daten als XML-Feed auf die Website. Ein XML-Feed ist eine Datei in einem standardisierten Format, die die Website regelmäßig einliest. Dieser Weg lohnt sich bei großen Sortimenten oder wenn dieselben Daten später auch für andere Kanäle genutzt werden sollen, zum Beispiel für Kataloge, Händlerportale oder weitere Websites.
Allen Varianten gemeinsam ist: Die Daten liegen in festen Feldern, nicht in frei formatierten Textblöcken. Nur so lassen sich Produkte filtern, durchsuchen, vergleichen und automatisch übersetzen. Gleichzeitig legen wir Vorlagen für Produktübersichten und Detailseiten an, damit jedes neue Produkt sofort im richtigen Design erscheint.
Schritt 3: Der weitere Workflow bleibt gleich
Sobald die Produktdaten strukturiert im CMS liegen, greift derselbe bewährte Ablauf wie bei Unternehmen mit PIM. Der Unterschied liegt nur in der Datenquelle – nicht in dem, was danach passiert.
Mehrsprachigkeit: Enthält Ihr Katalog bereits Übersetzungen, übernehmen wir diese beim Import. Fehlende Sprachen ergänzen wir automatisiert über die DeepL-Schnittstelle. Wiederkehrende Begriffe wie Materialien, Farben oder Maßeinheiten pflegen wir zentral in Übersetzungstabellen. So wird „Edelstahl“ in jeder Sprache und auf jeder Seite einheitlich übersetzt.
Prüfung und Freigabe: Automatische Übersetzungen können Sie vor der Veröffentlichung kontrollieren und bei Bedarf anpassen.
Ausgabe auf der Website: Produktlisten, Detailseiten, Filter und Downloads werden aus den gepflegten Daten erzeugt. Ändern Sie ein Produkt im Backend, ist die Änderung sofort online.
Erweiterbar: Soll später doch ein PIM eingeführt werden, ist die Vorarbeit bereits erledigt. Die strukturierten Daten lassen sich exportieren und in ein neues System übernehmen.
Das Ergebnis: Vom Katalog zur pflegbaren Produktwelt
Auch ohne PIM erhalten Sie eine Website, auf der Produktdaten strukturiert, aktuell und mehrsprachig bereitstehen. Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Vorhandene Kataloge und PDFs werden weiterverwendet statt neu abgetippt.
- KI verkürzt die Datenaufbereitung, eine Prüfung sichert die Qualität.
- Produkte werden direkt im CMS gepflegt, ohne zusätzliche Software-Lizenz.
- Filter, Suche und einheitliche Produktseiten werden möglich.
- Neue Sprachen lassen sich mit geringem Aufwand ergänzen.
- Die Datenbasis ist vorbereitet, falls später ein PIM hinzukommt.
Fazit
Ein fehlendes PIM ist kein Hindernis für professionelle, mehrsprachige Produktseiten. Entscheidend ist, dass Ihre Produktinformationen einmal sauber strukturiert werden. Danach arbeiten Sie im gewohnten CMS – ob TYPO3, Weblication, Contao oder WordPress.
Sie möchten Ihren Katalog auf die Website bringen? Sprechen Sie uns an. In einer kostenlosen Erstberatung schauen wir uns Ihre vorhandenen Unterlagen an und zeigen Ihnen, welcher Weg für Ihr System und Ihr Sortiment am besten passt.
