1. Zukunftssicherheit
Es gibt viele Content-Management-Systeme am Markt und ebenso viele gibt es auch nicht mehr. Dem neuesten Trend hinterher zu rennen bedeutet immer auch, das Versuchskaninchen zu sein und gegeben falls zu scheitern. Wenn Sie daher auf eine lange Laufzeit des ausgewählten Systems setzen wollen, halten Sie sich an die Big Player auf dem Markt, deren Systeme es schon lange gibt und hinter denen ein etablierter Hersteller oder bei Open-Source-Systemen eine große Community steckt.
2. Open Source oder Kaufsystem?
Support oder kein Support, das ist hier die Frage. Bei einem Kaufsystem haben Sie mit dem Hersteller einen Ansprechpartner, an den Sie sich in schwierigen Fällen werden können und der Ihnen auch zur Verfügung steht, wenn Sie die Agentur einmal wechseln oder das System selbst weiter betreiben möchten. Bei einem Open-Source-CMS ist die Agentur Ihr alleiniger Ansprechpartner, sofern sie sich nicht selbst in Supportforen und ähnlichen Gefilden herumtreiben möchten.
Ein Open-Source-CMS hat dafür den Vorteil, dass Sie an keinen Hersteller gebunden sind, der gegeben falls auch mal insolvent gehen oder den Support für ein altes System einstellen kann. Mit einer ausreichen großen Verbreitung und Community im Rücken wird es immer eine Weiterentwicklung geben und da alles auf Standard-Webtechnologien beruht, kann man es im Zweifelsfall auch selbst in die Hand nehmen.
3. Update-Aufwand
Es gibt Systeme, die Updaten sich praktisch von selbst. Bei anderen muss man selbst Hand anlegen und Updates manuell installieren. Und bei wieder anderen ist der Sprung von einer Hauptversion auf die andere jedes Mal ein Abenteuer.
Bei WordPress zum Beispiel kann man für Plugins und das System selbst automatische Updates einstellen, auch wenn das nicht unbedingt immer zu empfehlen ist. Aber zumindest wichtige Sicherheitsupdates werden zwangsweise automatisch installiert.
Bei TYPO3 erhalten Hauptversionen einen sogenannten Long-Time Support für 3 Jahre, dann sollte gewechselt werden. Ein Upgrade auf die nächst höhere Version ist zwar nicht mehr ein so großes Problem wie früher, doch ist immer noch manuelle Arbeit der Agentur nötig und nicht selten auch eine Anpassung von verwendeten Extensions oder der restlichen Programmierung. Das verursacht nicht unerhebliche Kosten und muss eingeplant werden. Das „kostenlose“ System ist dann manchmal doch teuer als gedacht.
Beim Kaufsystem Weblication CMS vom deutschen Hersteller Scholl Communications wird ein „Major-Release-Paket“ angeboten, bei dem man für 15% des ursprünglichen Lizenzpreises pro Jahr automatisch die nächst höhere Version erhält. Der Hersteller garantiert sogar, dass man diese ohne Schwierigkeiten auf dem bestehenden System installieren kann. Das ist in dieser Form ziemlich einzigartig. Updates innerhalb der gleichen Versionsnummer können vollautomatisch vom System installiert werden.
4. Bedienung
Was vermutlich noch wichtiger ist als die Updates, ist die Bedienung des Backends. Wer soll die Inhalte denn später pflegen? Es nützt Ihnen nichts, wenn die IT das CMS nach technischen Gesichtspunkten heraussucht und das Marketing dann nicht mit der Bedienung zurechtkommt.
Binden Sie die späteren Redakteure frühzeitig in den Auswahlprozess mit ein und lassen Sie sich doch mal Demoversionen zeigen, bei denen man sich die Pflege konkret anschauen und testen kann. Manche Hersteller von Kaufsystemen bieten das von sich aus an, bei Open Source kann Ihnen die Agentur ein Testsystem aufsetzen oder es anhand eines bestehenden Kundenauftritts zeigen. Ein gewichtetes Auswahlverfahren wägt die Vor- und Nachteile der einzelnen Systeme gegeneinander ab und führt Sie zum für Ihre Zwecke geeigneten System.
5. Zahl der Redakteure
Nicht ganz unwichtig ist auch die Zahl der späteren Redakteure. Bei Kaufsystemen ist oft nur eine gewisse Zahl frei enthalten, für weitere User muss man zahlen.
Kann man abgestufte Berechtigungen vergeben, sodass nicht jeder Redakteur gleich das ganze System umbauen kann? Kann man gewisse Bereiche sperren, damit jeder nur das sieht, was er auch pflegen soll?
Und wie hoch ist der spätere Schulungsaufwand? Bei 2-3 Redakteuren ist das vielleicht noch egal, aber bei großen Konzernen sollen die Abteilungen Ihre Inhalte oft selbst pflegen und dann steigt der Aufwand gewaltig.
Zuletzt stellt sich die Frage nach Freigabeworkflows. Soll jeder seine Änderungen direkt veröffentlichen können oder die Chefredaktion eine Nachricht bekommen und die Inhalte überprüfen? Klären Sie frühzeitig, ob das gewünscht ist und auch so eingerichtet werden kann.
6. Erweiterbarkeit
Die wenigsten Content-Management-Systeme bringen alle benötigten Funktionen direkt mit. Dafür gibt es Erweiterungen, die je nach System Extensions (TYPO3), Plugins (WordPress), Weblics (Weblication) oder ähnlich heißen. Bei manchen Systemen holt man sich damit einen ganzen Zoo von Erweiterungen ins Haus, der von unterschiedlichsten Herstellern und Autoren stammt. Bei anderen muss man die Erweiterungen mehr oder weniger selbst bauen, was nicht unbedingt ein Nachteil sein muss, denn so behält man die volle Kontrolle.
Interessant wird es vor allem bei der Anbindung von Fremdsystemen. Ob ein PIM, ein DMS, eine einfache Datenbank, eine Schnittstelle zum Newsletter-Anbieter oder gleich zu SAP - es gibt viele Möglichkeiten, manche von den Fremdsystem-Herstellern selbst, mache von Drittanbietern und manches kann oder muss man auch selbst bauen. Klären Sie möglichst vor der CMS-Auswahl, was später benötigt und was alles angeboten wird.
7. Newsletter
Apropos Newsletter: Viele Firmen benutzen heutzutage Webbasierte Newsletter-Systeme wie MailChimp, CleverReach, Sendinblue und ähnliche. Dafür gibt es dann meistens fertige Erweiterungen, die man einfach installieren und damit für einen Datenfluss zwischen CMS und Datenbank sorgen kann.
Es geht aber auch mit Erweiterungen im System selbst. Für TYPO3 gibt es direct_mail und luxletter, WordPress hat mit MailPoet seit kurzem ein quasi-eigenes System, das sich perfekt ins Backend integriert, und bei Weblication gibt es schon immer ein fest eingebautes Newsletter-System, das sich in der Bedienung kaum von den normalen Seitentemplates unterscheidet.
8. Online-Shop
Gleiches gilt auch für Shop-Systeme. Wenn es ein großer Shop mit vielen Produkten und vielleicht sogar einer Anbindung an Warenwirtschaftssysteme sein soll, wird man um die Verwendung einer separaten Shop-Software wie Oxid, Shopware oder Magento kaum herumkommen.
Aber es gibt für alle großen CMS auch Erweiterungen, die einen Shop direkt in der Website integrieren. Allen voran natürlich WooCommerce für WordPress, mit dem man inzwischen auch durchaus große Lösungen bauen kann. Weblication hat einen „Mini-Shop“, der für wenige Produkte ohne große Varianten auch gut ausreicht und auch für TYPO3 gibt es einige Shop- und Warenkorb-Extensions.
9. Sprachenworkflow
Soll die Website nur einsprachig sein oder gibt es viele Sprachen? Die meisten CMS sind von vorne herein auf Mehrsprachigkeit ausgelegt, ausgerechnet das ansonsten so flexible WordPress macht hier eine Ausnahme und ist auf kostenpflichtige Plugins angewiesen. Auch die Pflege der Sprachen im Backend ist höchst unterschiedlich gelöst. Bei TYPO3 pflegt man in Spalten nebeneinander, bei WordPress je nach Plugin auf separaten Seiten oder zentral im Plugin und bei Weblication gibt es eigene Unterordner pro Sprache, die zwar verknüpft sind, aber getrennt gepflegt werden müssen.
Lassen Sie sich zeigen, wie eine mehrsprachige Pflege in den einzelnen Systemen funktioniert und überlegen Sie sich auch, wie ein Sprachenworkflow aussehen soll. Wenn z.B. eine deutsche Seite neu angelegt wird, wer gibt sie zur Übersetzung, wer übersetzt und wie kommt die Übersetzung zurück ins CMS? Soll es automatische Benachrichtigungen, z.B. für einen externen Übersetzungs-Dienstleister geben? Manche Systeme können auch direkt über das Backend auf Übersetzungstools wie Google Translate oder DeepL zugreifen und liefern direkt Übersetzungsvorschläge zurück, die ein Redakteur dann prüfen und anpassen kann.
10 Betreuung nach dem Launch
Sie haben ein System ausgesucht, die Agentur hat die Seite programmiert und erfolgreich online gebracht. Wie geht es nun weiter? Wer kümmert sich um die Updates? Wer ist für den User-Support zuständig und klärt technische Fragen, die beim Betrieb auftreten? Vereinbaren Sie mit Ihrer Agentur einen Wartungs- und Betreuungsvertrag, der monatliche Updates ebenso einschließt wie ein Stundenkontingent und eine Hotline, an die sich Ihre User und Sie selbst wenden können.
Nicht vergessen: Sorgen Sie für regelmäßige Backups! Wenn der Hosting-Anbieter sie nicht sowieso schon macht, sollte sich Ihre Agentur darum kümmern und spätestens vor jedem Update ein manuelles Backup machen. Den Fehler passieren und dann sollte man sie auch korrigieren können…
Sie haben noch Fragen?
Gerne stellen wir Ihnen die von uns verwendeten Content-Management-Systeme TYPO3, Weblication und WordPress vor und beraten Sie bei der Systemauswahl. Rufen Sie uns an unter 0721 66 47 14-0 oder schreiben Sie uns eine E-Mail an mailto:info@navigate.de
