Information über die Datenverarbeitung der Navigate AG für Kunden und Interessenten

(nach Artikeln 12, 13, 14 Datenschutzgrundverordnung)

Diese Datenschutzhinweise gelten für Personen, die entweder bereits Kunde der Navigate AG sind, im Begriff sind Kunden der Navigate AG zu werden oder für solche, die sich für Produkte und Leistungen der Navigate AG interessieren und sich daher jeweils proaktiv mit elektronischen Kommunikationsmitteln an die Navigate AG wenden oder, die wir aufgrund ihres Interesses angesprochen haben.

Diese Datenschutzhinweise gelten auch für Personen, deren Daten wir unsererseits aktiv durch eigene Recherchen zum Zwecke der Kontaktaufnahme als potenzieller Kunde/Interessent unserer Leistungen bzw. unseres Unternehmens identifiziert haben und werblich ansprechen wollen.

Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts für die Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten ist die

Navigate AG
Waldstraße 41-43
76133 Karlsruhe

Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie direkt erreichen über die E-Mail-Adresse dsb@meindatenschutzpartner.de

Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten Art und Zweck der Datenverarbeitung Verwendung der Daten

Datenverarbeitung bei Kontaktaufnahme durch Sie über E-Mail, Fax, Messenger und Telefonanruf

Sie können sich über verschiedene Kontaktwege an uns wenden, wenn Sie möchten. Dazu finden Sie bspw. auf unserer Webseite E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Faxnummer. Auch dann, wenn Sie uns eine E-Mail oder Nachricht schreiben, uns anrufen oder uns ein Fax senden verarbeiten wir zwangsläufig personenbezogene Daten von Ihnen. Denn es werden zumindest die mit der E-Mail, der Nachricht, dem Fax oder Ihrem Telefon übermittelten personenbezogenen Daten von uns bzw. unseren Systemen gespeichert.

Im Falle von Faxsendungen durch Sie werden diese von unserem Telefonprovider, der Firma TENIOS GmbH, Im Mediapark 6C, 50670 Köln entgegengenommen und sodann automatisiert als E-Mail an uns weitergeleitet. Daher gelten für Faxsendungen durch Sie die hier für E-Mails genannten Punkte identisch. Mit unserem Telefonprovider haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der entsprechende Weisungsrechte und ein angemessenes Datenschutzniveau zusichert.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten bei Kontaktaufnahme durch Sie dient uns zur Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme und Ihres Anliegens. Wir benötigen zwingend Ihre E-Mailadresse, Ihre Profil- bzw. Kontaktdaten, Ihre Faxnummer oder Ihre Telefonnummer, um überhaupt antworten zu können und die Kommunikation mit Ihnen zu führen. Hierin liegt auch unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Datenverarbeitung zum Zweck der Kontaktaufnahme durch uns und der Werbung

Es kann sein, dass wir bspw. durch Internetrecherchen, durch positive Kenntnis Ihres Interesses an unseren Leistungen oder durch anderweitige Quellen personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten.

Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in diesen Fällen zum Zwecke der Kontaktaufnahme als Interessent, um Ihnen unsere Produkte und Leistungen vorzustellen, damit also zum Zwecke des Direktmarketings.

Die Datenerhebung und Datenverarbeitung erfolgten dabei ggf. nicht direkt über Sie, sondern als so genannte Dritterhebung über öffentlich zugängliche Quellen, die online verfügbar sind.

Diese Quellen können sein: Google- bzw. sonstige Internet-Recherchen, Suchen von LinkedIn- oder XING-Profilen oder sonstige Veröffentlichungen, Publikationen, Erwähnungen und Nennungen Ihrer Person im öffentlichen Kontext, die Sie uns als eine Person darstellen, die sich für unsere Produkte und Leistungen interessieren könnte.

Datenverarbeitung zum Zweck der Vertragsabwicklung, Kundenbetreuung und Kundenbindung

Sind Sie bereits Kunde bei uns und sind Sie gerade im Begriff Kunde zu werden, erheben und verarbeiten wir ggf. weitere Daten zur Vervollständigung der Datenbank sowie zur Ermöglichung einer effektiven und sinnvollen Kundenbeziehung.

Es kann sich dabei um folgende Daten handeln:

  • Vor- und Nachname,
  • Adresse,
  • Telefon-, Mobil-, Faxnummer,
  • E-Mailadresse,
  • Bankverbindung.

Wir erheben und verarbeiten ggf. (wenn bekannt) zusätzlich Ihr Geburtsdatum und weitere Informationen zu Ihrer Person, die im Rahmen der Kundenbetreuung und Kundenbindung von Interesse sind. Es kann sein, dass wir diese Daten nicht direkt bei Ihnen erheben, sondern aus dritten Quellen erhalten, wie beispielsweise aus dem Handelsregister. Wir tun das zu dem Zweck, Ihnen zum Geburtstag gratulieren zu können bzw. Ihnen anderweitig Aufmerksamkeiten innerhalb der Kundenbeziehung zukommen zu lassen, also zu Marketingzwecken.

Art und Weise der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden auf unseren IT-Systemen gespeichert, verarbeitet und verwaltet.

Die Daten sind nach dem Stand der Technik vor dem Zugriff Unbefugter sowie vor Löschung und Zerstörung im Rahmen des Möglichen geschützt. Die Maßnahmen zum Schutz der Daten werden dabei regelmäßig evaluiert und dem Stand der Technik angepasst.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage bei Kontaktaufnahme durch Sie

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO, die Sie durch die proaktive Kontaktaufnahme mit uns stillschweigend erteilt haben.

Zielt der Kontakt bzw. Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

Rechtsgrundlage bei Kontaktaufnahme durch uns, bei Kundenbetreuung und Kundenbindung sowie bei Werbung

Die Datenverarbeitung bei Kontaktaufnahme erfolgt aufgrund eines überwiegenden berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f) DSGVO der Navigate AG.

Unser berechtigtes Interesse besteht konkret darin, dass die Erhebung und Verarbeitung der Daten im Rahmen des Direktmarketings unsere Werbe- und Marketinginteressen unterstützt. Im Übrigen besteht ein berechtigtes Interesse darin, die künftige Ausrichtung unserer Leistungen und Produkte im Hinblick auf die ausgewerteten Informationen unserer Interessenten und Kunden zu prüfen und ggf. zu verbessern. Ihre schutzwürdigen Interessen und Grundfreiheiten überwiegen nach der von uns vorgenommenen Abwägung hier grundsätzlich nicht.

Sind Sie im Begriff Kunde zu werden oder sind Sie bereits Kunde, dann ist Rechtsgrundlage die Vertragsanbahnung bzw. Vertragserfüllung des/der zwischen uns geschlossenen Vertrags/Verträge und damit Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO.

Speicherdauer

Dauer der Speicherung bei Kontaktaufnahme durch Sie

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail oder Messenger-Nachricht übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen endgültig beendet ist und wir danach eine Karenzzeit von bis zu 3 Monaten abgewartet haben, ob wir ggf. auf Ihr Anliegen bzw. die Details der Kommunikation nochmals zurückgreifen müssen. Endgültig beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen objektiv entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Da wir Faxe als E-Mail erhalten, gelten die Ausführungen zur E-Mail hier entsprechend.

Bei einem eingehenden Telefonanruf oder bei einem ausgehenden Anruf bei uns wird Ihre Telefonnummer oder Ihr bei Ihrem Telefonanbieter hinterlegter Name/Firmenname sowie Datum und Uhrzeit des Anrufs gespeichert. Die Telefondaten werden maximal für ein Jahr zum Zwecke der Nachvollziehbarkeit und Dokumentation gespeichert und sodann gelöscht.

Dauer der Speicherung bei Kontaktaufnahme durch uns, bei Kundenbetreuung und Kundenbindung sowie bei Werbung

Die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erhobenen Daten speichern wir, bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis kommt oder Sie nach Artikel 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben (vgl. den Hinweis zum besonderen Widerspruchsrecht am Ende dieser Informationen) und wir im Übrigen keine sonstige Berechtigung haben die Datenverarbeitung fortzuführen, was trotz eines solchen Widerspruchs möglich sein kann.

Das berechtigte Interesse besteht in der Regel dann nicht mehr und führt sodann zu einer Abwägung zu Ihren Gunsten (also zur Löschung), wenn wir feststellen, dass ein Interesse Ihrerseits an unseren Produkten und Leistungen nicht besteht, was in der Regel dann der Fall ist, wenn innerhalb von drei Jahren keine Kundenbeziehung oder sonstige Art der Zusammenarbeit zwischen uns zustande gekommen ist.

Die auf Grundlage der Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung gespeicherten Daten werden dann gelöscht, wenn der Vertrag nicht zustande gekommen ist oder beendet wurde und drei Jahre ab Ende des Jahres der Vertragsbeendigung vergangen sind, also bis zum Ende der gewöhnlichen Verjährungsdauer vertraglicher Ansprüche.

Hinweis auf Aufbewahrungs- und Speicherpflichten

Sind wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c) DSGVO, bspw. aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, hinsichtlich bestimmter Daten zu einer längeren Speicherung verpflichtet, so speichern wir diese Daten für die Dauer der gesetzlichen Fristen zu dem gesetzlich festgelegten Zweck.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen bzw. der weiteren Datenverarbeitung wegen berechtigten Interesses zu widersprechen (vgl. die Hinweise unten zu den „Betroffenenrechten“). In einem solchen Fall kann die Konversation/Kommunikation nicht fortgeführt werden.

Der Widerruf der Einwilligung bzw. der Widerspruch der weiteren Datenverarbeitung werden durch formlose Mitteilung an uns (bspw. per E-Mail) ermöglicht. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

Weitergabe der Daten

Eine Weitergabe der erhobenen Daten an externe Empfänger in diesem Zusammenhang kann unter Umständen an folgende Dritte erfolgen:

  • Bachmann & Wenzel GmbH, Koellestraße 30a, 76189 Karlsruhe für Druck und Versand von Grußkarten (insbes. Weihnachtskarten)
  • timeBro GmbH, Mäuselweg 14, 81375 München im Rahmen der Zeiterfassung (https://timebro.com),
  • Die Firma QuoTec, Allscheidt 9, 40883 Ratingen als Anbieter der Agentursoftware QuoJob (https://quojob.de/)

Im Falle eines Kundenverhältnisses werden Daten, wie Rechnungen und Belege an unser Steuerberaterbüro Bargen und Partner weitergegeben.

Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden.

Widerspruchsrecht bei Verarbeitung wegen berechtigtem Interesse, sowie gegen Direktwerbung

Soweit wir personenbezogene Daten auf der Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeiten (also wegen überwiegender berechtigter Interessen), haben Sie das Recht jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten bei uns Widerspruch einzulegen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder aber, wenn wir die betreffenden Daten von Ihnen zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, so werden wir Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten (vgl. Art. 21 DSGVO). Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

Als Widerspruch in diese Sinne gilt auch ein technisches Verfahren, das Sie einsetzen, bspw. eine eindeutige technische Information, die Ihr Webbrowser uns übermittelt („Do-Not-Track“-Mitteilung).

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Zur Ausübung der genannten Rechte genügt eine E-Mail an dsb@meindatenschutzpartner.de

Stand: Oktober 2021

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